Página de Antonio Megia
Las comunicaciones formales
Se originan como consecuencia de las relaciones entre lo particulares, personas físicas o jurídicas, y la Administración.
Se conocen como formales, por estar sometidas a una serie de normas tanto en la forma como en la redacción.
LA INSTANCIA
Es el escrito para solicitar algo de la Admistración Pública. Cualquier ciudadano, en algún momento, necesita dirigirse a la Administración en demanda de algo, como pedir una licencia de obras, o solicitar participar en una oposición.
Estructura de la instacia
Encabezamiento: Incluye los datos de la persona que realiza la petición, y que debe ser la misma que firma el documento. Cuando el solicitante es una empresa o persona jurídica, se consignarán los datos de la misma junto con los de la persona física que la representa legalmente, y que suscribe y firma la instancia.
Todo encabezamiento debe contener: nombre y apellidos, DNI y domicilio del solcitante. En ocasiones hay que incluir otros datos personales como profesión, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, etc. Si el peticionario tiene la mayoría de edad, se dejará constancia en el documento.
Los datos en el encabezamiento van incluidos en un mismo párrafo y separados por comas; del mismo modo se finaliza el párafo, pues la frase queda abierta.
Cuerpo: Se compone de dos apartados:
- Exposición de los hechos en que se fundamenta la solicitud.
Se ofece una explicación detallada de datos, antecedentes, argumentos,etc., en relación con la petición que se va a realizar, todos ellos debidamente ordenados.
Si los argumentos que se esgrimen son varios, cada uno se expondrá en un párrafo independiente, y es páctica habitual iniciar dichos párrafos con la palabra que.
El apartado va precedido de las expresiones: EXPONE o EXPONGO, escrito en mayúsculas y negritas.
Cada párrafo de la exposición finaliza con punto excepto el último de todos que acabará con una coma, ya que aprovecharemos para enlazar con el apartado siguiente terminando con alguna expresión como:
... es por lo que,
... y por esto,
... y como consecuencia,
... por todo ello,
Si acompañamos la instancia con algún documento que acredite o justifique los argumento, también lo haremos constar.
- Solicitud propiamente dicha. Es consecuenca lógica de los argumentos expuestos en el apartado anterior, y debe estar en consonancia con el mismo. Va encabezado con la palabra SOLICITO o SOLICITA.
A continuación se formula la petición, de forma clara y escueta.
Cierre: Parte final de la instacia. Consta de los siguientes apartados:
- Localidad, fecha y firma del solicitante
- Destinatario. Se sitúa en la parte final de la hoja, ocupando la última línea del documento. Se escribirá en letras mayúsculas la autoridad a la que se dirige la instancia.
Aspectos formales
Se realiza siempre en A4. Algunos aspectos a tener en cuenta son:
- El margen izquierdo es amplio 1/3 y 1/2 de la anchura del papel, manteniendo el margen derecho también amplio, pero menos que el izquierdo.
- El margen superior también será espacioso.
- Entre el encabezamieto y la exposición dejaremos, al menos, dos espacios de interlineación; lo mismo entre la exposición y la solicitud, y entre ésta y la fecha.
- Los datos del destinatario se colocan en las últimas líneas, utilizando toda la anchura del papel, sin respetar el margen izquierdo.
Es el documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado, firmante (que puede ser persona física o jurídica), no está de acuerdo. Por medio del recurso se solicita al a autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial.
Cuando una administración pública dicta un acto o resolución, debe hacerlo según un procedimiento:
- Serán notificadas al interesado por escrito, conteniendo el texto íntegro de la resolución adoptada.
- En la notificación se motivarán los hechos que dan lugar a la resolución dictada por la autoridad.
- En la propia notificación se indicarán los recursos que proceden y el órgano ante el que se puede apelar.
- También se indicará en la notificación el plazo durante el cual se puede interponer el recurso.
Lo mismo que la instancia, consta de encabezamiento, cuerpo y cierre.
Encabezamiento: Comienza con la palabra RECURSO, centrada en el papel. A continuación figuran los datos de la persona afectada por la resolución, que firma el recurso, y que se conoce como recurrente. Al escribir estos datos seguiremos los mismos criterios que en la instancia.
Cuerpo: Únicamente varía la parte fundamental del documento, el cuerpo, que en el recurso se compone de los apartados siguientes:
- Formulación del recurso:Se inicia con alguna de las expresiones siguientes: FORMULO RECURSO contra...
A continuación señalaremos la disposición contra la que estamos recurriendo. En este apartado detallaremos toda la información de que disponemos sobre el asunto relacionado con el recurso.
El dato de la fecha de notificación es muy importante, pues en la mayoría de las resoluciones se dispone de un tiempo limitado a contar desde la notificación.
- Alegaciones: Podría decirse que corresponde al apartado de la exposición de la instancia. Será el lugar donde se detallen los argumentos por los cuales formulamos el recurso. Va encabezado por la palabra ALEGACIONES escrita en mayúsculas.
Como en la instancia fomularemos las alegaciones ordenadamente, dedicando un párrafo a cada una de ellas.
En caso de aportar documentación, se hará constar en este apartado.
- Solicitud: Es consecuencia de las alegaciones que se formulan anteriormente, y en las que se funda el recurso. Va encabezado por la palabra SOLICITO.
Aspectos formales del recurso
Lo que se ha explicado para la instancia sirve plenamente para el recurso.
LA DECLARACIÓN
También se conoce como declaración jurada, porque, a través de este documento, la persona que lo firma jura o promete que el contenido del documento es cierto.
Es un escrito que deben presentar las personas físicas a la Administración pública en algunos casos como:
- Los aspirantes a participar en un concurso-oposición.
- Los funcionarios públicos para declarar la dedicación exclusiva, etc.
Encabezamiento: Va precedido por el rótulo DECLARACIÓN, centrado en el papel y escrito en mayúsculas y a continuación los datos personales del declarante.
Cuerpo: Se introduce este apartado con la fórmula: JURA o PROMETE.
Seguidamente se hace la exposición de los hechos o circunstancias que motivan el documento, y que son el fundamento de la declaración
Cierre: Se compone de lugar, fecha y firma del declarante. Este documento no va dirigido a nadie en concreto.
EL OFICIO
Los organismos oficiales no utilizan cartas comerciales para comunicarse, si no que lo hacen a través de oficios. A través de oficios, la Administración responderá de las solicitudes que haya recibido mediante instancias o recursos.
Estructura del oficio
Encabezamiento: Los datos del organismo que lo expide, así como el anagrama, el escudo o cualquier otro signo identificativo, estarán impresos en el papel que se utilice. Otros datos deben reflejarse en este apartado como: asunto, expediente, referencias, etc.
Cuerpo: Es el lugar donde se detalla el contenido del escrito. Los oficios se inician con ciertas expresiones como: Se le comunica..., Le notifico..., Le hago saber que …
Cierre: A continuación del cuerpo se pone la fecha y la localidad en que radica el organismo que expide el documento, la firma con el nombre y cargo que desempeña la persona que lo firma.